Tipps zur Nutzung von LeadZap

So holen Sie mehr aus Ihren WhatsApp-Web-Exporten heraus – von der ersten Datei bis zur wöchentlichen Routine.

1. Den Chat direkt aus der Tabelle öffnen

Jede Zeile der Tabelle hat in der Spalte „WhatsApp-Link“ einen Link, der den Chat mit dieser Nummer in WhatsApp Web öffnet.

• Der Link öffnet sich im Standardbrowser Ihres Computers. Ist das zum Beispiel Safari, öffnet sich der Chat dort, nicht im Chrome-Fenster mit Ihrem WhatsApp Web.
• Die einfachste Lösung: Öffnen Sie die Tabelle in Google Tabellen in Chrome. Links öffnen sich dann in Chrome selbst.
• Alternative: Machen Sie Chrome zum Standardbrowser. Am Mac: Apple-Menü > Systemeinstellungen > Schreibtisch & Dock > Standard-Webbrowser. Unter Windows: Einstellungen > Apps > Standard-Apps.
• Wenn WhatsApp Web bereits offen ist, öffnet LeadZap den Chat in derselben Registerkarte, statt zwei WhatsApp-Tabs zu hinterlassen.

2. Kontakte aufs Handy bringen

Exportieren Sie als vCard (Pro-Tarif) und importieren Sie die .vcf-Datei:

• Android oder Google Kontakte: unter contacts.google.com auf Importieren klicken und die Datei wählen. Die Kontakte erscheinen auf jedem Handy, das mit demselben Google-Konto angemeldet ist.
• iPhone: unter icloud.com/contacts auf + und Kontakt importieren, oder die Datei per AirDrop oder E-Mail aufs iPhone schicken und antippen.
• Wer in mehreren Gruppen ist, wird ein einziger Kontakt, mit den Gruppen in den Notizen.

3. Wöchentliche Routine: nur neue Kontakte

Wenn Sie dieselben Gruppen jede Woche exportieren (Pro-Tarif):

• In der Gruppenliste zeigt das Abzeichen „+N neu“, wie viele Mitglieder seit dem letzten Export dieser Gruppe beigetreten sind.
• Aktivieren Sie „Nur Personen exportieren, die seit … beigetreten sind“, um nur Leute herunterzuladen, die in keinem früheren Export dieser Gruppe waren.
• Oder exportieren Sie alle und filtern Sie in der Tabelle mit der Spalte „Neu in diesem Export“ (Ja/Nein).

4. Computer wechseln, ohne den Verlauf zu verlieren

Ihr Exportverlauf bleibt nur in Ihrem Browser, nie auf unserem Server.

• Ansehen oder löschen: auf „Exportverlauf“ klicken, unter dem Button Exportieren.
• Auf einen anderen Computer oder Browser mitnehmen (Pro-Tarif): auf Backup speichern klicken. Die Datei bleibt auf Ihrem Computer, wo Sie möchten. Am anderen Computer LeadZap installieren und Backup wiederherstellen klicken. Wiederherstellen ergänzt den vorhandenen Verlauf, ohne etwas zu löschen.

5. Vor dem Export filtern

Exportieren Sie nur die Leute, die Sie brauchen, ohne die Tabelle hinterher zu putzen:

• Aktiv in: nur Personen, die im gewählten Zeitraum geschrieben haben (Pro-Tarif).
• Nur WhatsApp-Business-Konten: zum Ansprechen von Unternehmen (Pro-Tarif).
• Labels: wenn Sie WhatsApp Business nutzen, nur Kontakte mit den gewählten Labels exportieren, etwa „Kunde“ oder „Heißer Lead“ (Pro-Tarif).
• Gruppen ohne Admins: „Administratoren in die Mitgliederliste aufnehmen“ abwählen.

6. Ins CRM importieren

• Nutzen Sie CSV oder XLSX. Fast jedes CRM importiert diese Formate.
• Die Telefonnummer steht in der Spalte „Telefon formatiert“, bereits mit Ländervorwahl (z. B. +49 30 123456).
• Wenn Ihr CRM nur Ziffern will, entfernen Sie in der Tabelle mit „Suchen und ersetzen“ Leerzeichen, Bindestriche und das „+“.
• Wenn Excel die CSV in einer einzigen Spalte öffnet, öffnen Sie stattdessen die XLSX-Datei, die bereits formatiert ist.

7. Nachrichten senden, ohne gesperrt zu werden

WhatsApp veröffentlicht keine Höchstzahl von Nachrichten. Was Nummern sperrt, sind Spam-Meldungen und wiederholte Nachrichten an Leute, die Sie nicht kennen.

• Personalisieren: nutzen Sie den Namen und einen echten Grund für die Nachricht. Vermeiden Sie denselben Text mit Link an viele Personen hintereinander.
• Nachrichten staffeln und mit wenigen pro Tag beginnen, besonders mit einer neuen Nummer.
• Broadcast-Listen (WhatsApp Business): bis zu 256 Kontakte pro Liste. Nur wer Ihre Nummer gespeichert hat, empfängt sie – das senkt Meldungen.
• Hohes Volumen: die offizielle WhatsApp Business API nutzen, mit von Meta freigegebenen Nachrichten.
• Datenschutz (etwa DSGVO): schreiben Sie Kunden oder Personen, die Interesse gezeigt haben, und respektieren Sie, wer um Einstellung bittet.

8. „WhatsApp Web lädt noch“

• Warten Sie, bis WhatsApp Web vollständig geöffnet ist, mit Ihrer Chatliste auf dem Bildschirm, und versuchen Sie es erneut.
• Wenn die Meldung bleibt, laden Sie den WhatsApp-Tab neu (F5 unter Windows, Cmd+R am Mac) und öffnen Sie LeadZap erneut.
• Gerade installiert oder aktualisiert? Laden Sie den WhatsApp-Tab einmal neu.

Fragen? Schreiben Sie an suporte@leadzap.online.